【主な機能】

・スケジュール（カレンダー）管理

社内や取引先との打ち合わせ予定を自動で把握、作成してくれます。繰り返し設定や予約の検索、エクスポートなど使いやすい機能で、様々な予定を瞬時に確認できます。予定が重複してしまう場合は、事前にアラートで通知をしてくれるため、重複防止効果も期待できます。また、グーグルカレンダーやiCloudのカレンダーといった既存の機能とも連携可能です。取引先に予定を確認する際は、相手がITツールを持っていなくても使える機能もあります。

・社内ドキュメントやナレッジの共有

社内ドキュメントやナレッジは、会社全体で共有しておくことで、顧客対応などの際に、より迅速な対応が可能になります。ITツールには、書類やナレッジを共有するための機能があります。
ツール上で管理できるため、メールで何度も送信する必要がありません。また、イベントログとして残るため、改ざんなどの懸念も要りません。

・設備や会議室等の予約

ビジネスカレンダー機能に付随している場合もありますが、ITツール上で設備や会議室の予約が可能です。これについても、予約が重複してしまう場合は事前に知らせてくれるため、ダブルブッキングなどのミスを防止する効果が期待できます。

【導入のメリット】

・各社員の業務状況の可視化

一般的な業務をITツールで電子化、自動化することにより、各社員の業務状況をリアルタイムかつ正確に可視化することができるようになりました。例えばビジネスカレンダー機能を使えば、予定の作成、調整、変更などは即座に自動で反映するので、それに応じたプランや対策を立てるのも、より早くおこなうことができます。

・情報共有の迅速化による業務効率化

ITツール導入のメリットとして最も大きいと言えるのが、情報共有の迅速化による業務の効率化です。情報共有が出来ていないと、ダブルブッキングやスケジュール認識の違いなど、どうしてもヒューマンエラーが生まれ、修正などの作業が増えてしまう状態でした。
ITツールがあれば、そのようなミスを事前に防いで確実かつ迅速に情報共有をおこなえます。そのため、修正作業などの時間が短縮できます。また、これまで人がおこなっていた作業も自動化してくれるので、その点も業務効率化に大きく繋がります。
外部連携システムも備わっているので、ITツールの画面一つで、様々な業務をおこなうことができるのです。作業ごとに違うページを開く必要があった時に比べると、非常にスムーズでスマートに業務がおこなえるでしょう。

【導入時のポイント・注意点】

・ITツール導入の目的を明確にする

ITツールは非常に便利なシステムですが、多彩な機能を有しているため、導入目的を明確にしておく必要があります。例えば、スケジュール管理が目的なのに、掲示板機能を導入しても、解決にはなりません。
「社員が増えてきたので、スケジュール管理を効率化したい」「会議室や打ち合わせのダブルブッキングが多く、どうにかしたい」と言ったように、ITツール導入の目的を明確にしておけば、どの機能を使えばよいのか自ずと見えてくるはずです。仮にわからなくても、目的が明確であれば、ITツール会社のサポートセンターに相談することで、すぐに必要な機能を提示してくれるでしょう。

【導入事例】

顧客との商談で日程調整をおこなっていたAさんは、相手の都合の良い日にちをメールで確認していました。しかし、なかなか合う日程が決まらずに、何度もメールのやり取りをする羽目になっています。このようなメールのやり取りは、本来であれば他の業務にあてられる時間をも奪っており、会社の生産性低下の原因となりえます。
ITツールを使えば、こちらの空いている時間を、まずはAIが自動で把握します。その情報をリンクとして取引先に送ります。すると、取引先がこちらの状況を把握して、空いている日にちを選択します。リンクを送って送り返す、この2回のやり取りだけで、お互い合う日にスケジュールを確定することができるようになりました。
メールでのやり取りに割いていた時間は、他の業務にあてることが可能となり、生産性の向上にもつながりました。

【滞る業務をITツールで改善】

ITツールで解決できる問題点は多岐に渡ります。まずは、一般的なカレンダー・スケジュール管理などから導入していくのがオススメです。

グループウェアの情報共有のことなら、弊社にお気軽にご相談ください。